Phân nhiệm và điều hành xứ đoàn
Cuốn sổ tay này được biên tập lại từ bản phân công phân nhiệm hiện hành của Xứ đoàn, dựa trên tinh thần Nội quy Thiếu Nhi Thánh Thể Việt Nam năm 2019 (chương III, điều 27), nhằm ba mục đích:
1) Giúp mỗi Huynh Trưởng – Giáo Lý Viên mới nhận nhiệm vụ nắm bắt công việc nhanh chóng, không bỡ ngỡ khi bàn giao.
2) Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ giữa các Ban, các Ngành/Khối.
3) Làm căn cứ để Ban Quản trị đánh giá, góp ý và cải tiến việc điều hành qua từng năm sinh hoạt.
Xin quý Huynh Trưởng xem đây là kim chỉ nam làm việc, đồng thời không quên rằng mọi phân công, mọi chức vụ trong Đoàn thiếu nhi đều quy về một mục đích duy nhất: giúp các em gặp gỡ và lớn lên trong tình yêu Chúa Giêsu Thánh Thể.
.png)
PHẦN I. SƠ
ĐỒ TỔ CHỨC & NGUYÊN TẮC PHÂN NHIỆM
Theo Nội quy Thiếu Nhi Thánh Thể Việt
Nam năm 2019, chương III, điều 27: Xứ đoàn do Cha Tuyên uý dẫn dắt, với sự cộng
tác của Ban điều hành Xứ đoàn, gồm: Ban Thường vụ/Ban Quản trị Xứ đoàn, cùng
các Trưởng Ngành/Khối và các Trưởng Ban.
1. Cơ
cấu tổ chức (từ trên xuống)
|
Cấp bậc |
Thành phần |
|
Cấp 1 — Linh hướng |
Linh mục Tuyên uý |
|
Cấp 2 — Điều hành |
Ban Quản trị Xứ đoàn: Đoàn
trưởng, Đoàn phó Quản trị, Đoàn phó Nghiên huấn, Thư ký, Thủ quỹ |
|
Cấp 3 — Chuyên môn
theo lứa tuổi |
Các Ngành/Khối: Ấu –
Thiếu – Nghĩa (Khối Khai Tâm–Rước Lễ, Khối Thêm Sức, Khối Bao Đồng–Vào Đời) |
|
Cấp 3 — Chuyên môn
theo lĩnh vực |
Các Ban: Đào tạo, Phụng vụ,
Sinh hoạt, Quản lý, Truyền thông, Trực. |
2.
Nguyên tắc phân nhiệm — đúc kết từ kinh nghiệm điều hành
|
Một cơ cấu chỉ vận hành tốt
khi thoả bốn nguyên tắc: 1) Rõ
người rõ việc — mỗi nhiệm vụ có một người chịu trách nhiệm chính, dù có thể
nhiều người cộng tác; 2) Có tầng
nấc báo cáo — Ban/Khối báo cáo Ban Quản trị, Ban Quản trị báo cáo Cha Tuyên
uý, tránh tình trạng "ai cũng làm, không ai chịu trách nhiệm"; 3) Bàn
giao bằng văn bản — mọi đầu việc định kỳ (chương trình, danh sách, quỹ) phải
có sổ sách rõ ràng để người kế nhiệm không phải làm lại từ đầu; 4)
(4) Phối hợp trước khi hành động — các
chương trình liên quan hai Ban trở lên (ví dụ Trung Thu, Giáng Sinh) cần họp
liên Ban trước ít nhất hai tuần. |
PHẦN III. BAN QUẢN TRỊ XỨ ĐOÀN
6.
Chương trình do Ban Quản trị phụ trách
PHẦN IV. CÁC
NGÀNH/KHỐI
PHẦN V. CÁC
BAN CHUYÊN MÔN
1.
Ban Trực
2.
Ban Đào Tạo
3.
Ban Phụng Vụ
4.
Ban Sinh Hoạt
5.
Ban Quản Lý
6.
Ban Truyền Thông
A. Ma
trận trách nhiệm theo lĩnh vực
|
Lĩnh vực công việc |
Ban/Người phụ trách chính |
|
Kỷ
luật, tác phong, nghi thức chào cờ, nghiêm tập |
Ban Trực |
|
Danh
sách, sổ điểm, giáo lý Hiệp Thông, thi cử, y tế |
Ban Đào tạo |
|
Thánh
lễ, chầu Thánh Thể, bí tích, tĩnh tâm, Taizé |
Ban Phụng vụ |
|
Trò
chơi, văn nghệ, hội chợ, Trung Thu, Nguyện xá hè |
Ban Sinh hoạt |
|
Kho,
trang phục, cơ sở vật chất, hậu cần ăn uống |
Ban Quản lý |
|
Fanpage,
YouTube, TikTok, poster, bản tin |
Ban Truyền thông |
|
Nhân
sự, chương trình dài hạn, đối ngoại, hội họp |
Ban Quản trị |
|
Huấn
luyện Trưởng: Samuel, Giô-suê, thường huấn |
Đoàn phó Nghiên huấn |
|
Sổ
sách, hồ sơ, biên bản, văn thư |
Thư ký |
|
Quỹ,
tài sản, ân nhân |
Thủ quỹ |
B.
Chu kỳ báo cáo đề nghị
|
Chiều báo cáo |
Tần suất |
|
Ban/Khối
→ Ban Quản trị |
Hằng tháng, trong phiên họp định kỳ |
|
Ban
Quản trị → Cha Tuyên uý |
Hằng tháng hoặc khi có sự kiện lớn |
|
Thủ
quỹ → Ban Quản trị |
Hằng tháng (báo cáo thu – chi) |
|
Xứ
đoàn → Hiệp đoàn/Liên đoàn |
Theo lịch của Hiệp đoàn/Liên đoàn (qua Đoàn phó Nghiên huấn) |